企业办公管理系统透视

一、办公管理系统的三个发展阶段
　　办公管理系统经历了三个发展阶段，也就是经历了三代。
　　第一代办公管理系统：实现个体工作自动化  
　　 1972 年，王安公司推出了文字处理系统（ Word Processing System ），从此 WPS 一词正式出现。 WPS 使办公管理发展到一个崭新的阶段。微处理器速度和性能的不断提高，使个人电脑走向辉煌，为办公管理创造了更加有利的硬件环境。第一代办公管理系统，以个人电脑和办公套件为主要特征，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃。  
　　第二代办公管理系统：实现工作流程自动化  
　　随着局域网、广域网和因特网的高速发展，办公管理的内涵也发生了变化。   第二代办公管理系统以网络为中心，以非结构化数据的信息流（或工作流）为主要存储和处理对象。它有利于在企业内部建立通信基础平台，不仅提高了办公的效率，减少了扯皮和内耗，还增强了系统的安全性。   这一时期的办公管理系统更多地承担了一个信息通道的责任，建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境，为办公提供一个自动化工具。在办公管理覆盖到的办公机构内，所有员工都可以通过办公管理系统，根据自己的权限，了解自己需要完成的工作，包括上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事情、自己需要的信息以及与别人共享的信息，也就是说，通过办公自动化系统，员工能够对自己所要实施的任务和目标“知其然”。  
　　第三代办公管理系统：以知识管理为核心  
　　事实上，知识经济时代的办公已经不再是简单的文件处理和行政事务了，其目的在于达到整个企业的最终目标，这就需要依靠先进的管理思想和方法。从这个意义上说，办公实际上是一个管理的过程，由于电子商务时代的企业事务处理对象瞬息万变，这就要求作为企业与机构日常业务处理基础平台的办公自动化系统，能够提供足够的灵活应变和开放交互能力。在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制，这些基本要求在以知识管理为核心的办公管理系统中都将得到更好的满足。我们所说的知识管理，实际上是一种系统，是帮助企业发现知道什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识的系统。通过利用先进的协作技术，能够在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助企业提高整体业务水平。  
　　办公管理系统的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步，即由以数据为主要处理内容的第一代办公管理发展到以信息为主要处理内容的第二代办公管理，再发展到以知识为主要处理内容的第三代办公管理。办公管理系统的三个发展阶段中完成了两个飞跃，即由数据处理向信息处理的飞跃，由信息处理向知识处理的飞跃。在办公管理系统的发展中，使用办公管理系统的人员范围逐步扩大，由企业行政人员扩展到企业的管理层，再扩展到企业的全体员工。另外，在运作机制上，也是从办公室的结构化数据处理到企业内部和外部信息的处理，再到有用知识的处理。从简单的电子邮件、群件，到构建 Web 应用等各种方式中获取、存储、提炼和再用知识。  
　　 二、企业办公管理系统的主要内容
　　 1 、公用信息平台
　　在这一部分可以包括电子邮件、电子新闻、电子公告、电子论坛等内容，通过平台的建立可以加强各部门的沟通、协调。
　　 2 、流程管理系统
　　在这一部分可以包括一些流程类的业务处理，在该平台上，用户可创建工作流程，自由定制公文处理单，确定流程路线。对不同要求，确定不同人的权限。可以进行收文流程、发文流程、请示报告流程、出差工作流程、会议安排流程、报销流程、商务协商流程、合同处理流程、项目审批流程、工作计划流程的管理，同时提供对所有流程的跟踪、归档和统计查询等功能。流程管理主要为企业创建一个协同办公的网络环境，使上述业务处理可完全在网络环境下完成，提高办公效率，全面提高企业的决策效能。
　　 3 、报表统计系统
　　报表统计系统是企业管理的重要手段，可以建立自己的统计指标体系，自定义数据收集格式，建立统计栏目，建立统计规则，自定义汇总报表。各基层单位可在网上填报数据，并直接提交，并进行各种专业分析。
　　 4 、信息发布系统
　　可以进行企业信息发布、领导日程安排、会议安排、部门概况、业务信息、人员信息。每个部门和人员都可以在系统上发布对别人有益的信息，达到知识共享的目的。
　　 5 、网络安全管理系统
　　为内部网建设数字化基础，根据用户的组织结构和人员安排，建立数字化组织，数字身份证。统一组织网络资源，包括各种信息、软件和系统。在此基础上，确定每个人在网络环境下的地位和其应当拥有的权限。具体功能可以包括部门人员管理、服务项目管理、授权配置管理和系统维护管理等功能。
6 、其他业务系统
　　根据每个企业的实际情况，可以包括档案管理、计划管理、项目管理、人事考勤管理等方面。  
　　 三、系统的实施与推广
　　企业办公管理系统的推广工作整体上可分为建设与应用两个阶段，而实际应用才能体现办公管理系统的价值，如果用不起来，再好的系统也是摆设。要做好办公管理系统的推广应用工作应注意以下几点：  
　　 1  、摆正系统建设、管理与应用之间的关系。一个好的计算机系统既有服务又有管理，但是有效的管理应存在于优质的服务之中，所以办公管理系统在表现形式上就是服务。各部门都应摆正自己的位置，建立起服务的观念，否则再好的计算机系统也别想运转起来。  
　　 2  、“优质服务”是全面应用的保证。真正建立“用户是上帝”的思想，要认识到建设者的一切成绩只有在用户的实际应用中才能体现出来。多数人共同参与是办公管理系统应用的最大特点，各部门业务人员掌握计算机技术的水平有高有低，因此在推广应用中，要制定较科学的培训、应用计划，不能急于求成，也不可放任不管。要使各级领导及业务人员确实感觉到网络系统能给自己的工作带来很大的便利，能从中享受到优质的服务，只有这样，一个办公管理系统才能顺利地投入使用。  
　　 3 、   确立分阶段实现的应用目标与工作计划。利用计算机系统处理机关日常工作，是一项很大的变革，并不是所有人立刻就能接受，所以再好的计算机系统也应制定出分阶段实现的目标，走一步见一步效果。制定计划时要根据本单位的实际情况，找出最佳切入点，以点带面，最终实现全系统投入正常运行。  
　　 4  、注意协调好各部门的关系。一个企业办公管理系统投入正常运行需要许多部门共同配合，作为系统的建设者、管理者，要注意协调各有关部门的关系，多听取其他部门的意见，尊重其他部门的需求。
　　 5 、办公管理系统要不断地进行修改完善与升级。由于种种原因，人们不可能将软件做得尽善尽美，尤其是随着系统使用范围的扩大和数据量的增加，各种各样的问题就会暴露出来，因此需要不断地对应用程序进行修改和完善，所以系统的修改是永无止境的。
　　 四   选择企业办公管理系统两个问题  
　　软件的作用在办公管理工作中是非常重要的，因此，在应用软件的使用过程中应注意下列问题：  
　　 1  、关注先进性和适用性问题。判断一个软件是否先进只能是相对而言，我们更应强调软件的适用性，只要该软件能解决本单位的业务需求，并保证稳定运行，就可以认为它是成功的。  
　　 2 、关注通用性和相对专用性问题。近年来，计算机应用系统非常推崇产品化的通用软件，但是办公自动化应用软件的通用性只能是相对的。由于各企业的应用侧重点不同，对办公管理系统需求也必然存在一定的差异，因此，一套系统只要能解决本企业的各项需求也就可以了，片面追求通用性，只能降低系统的生命力。  
　　 五   在企业中实施办公管理系统要结合企业管理的几个问题
　　在部署实施基于知识管理的企业办公管理系统过程中，为了提升企业的内部管理，把办公管理与企业的管理机制密切结合起来，在实施办公管理系统时，要注意：
　　 1 、把知识管理融入 BPR （业务流程重组）　
　　知识管理只有与业务流程紧密相连，才能获得成功。将知识创造与发布同企业的业务流程相结合，不仅可以节省大量开支，更重要的是能够产生巨大的价值，通过知识管理实现对业务流程中无序的知识进行系统化管理，实现知识共享和再利用，从而提高业务水平和效率。  
　　 2 、改造企业文化　　
　　知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。改造传统的企业文化、建立有利于知识共享的新型企业文化，是企业能够在知识经济时代不断发展的关键因素。  
　　 3 、建立学习型企业　　
　　所谓学习型企业是指通过不断的学习来提高竞争力的企业。这里所说的学习并不仅仅是看书、办学习班，而是包括了企业在系统研究项目和产品开发、营销、技术支持过程中学习，强调全员学习、全程学习和团队学习。  
　　
　　现代办公管理系统应该建立在企业 Intranet 平台之上，帮助企业实现动态的内容显示和知识的实际管理，使企业的每一个员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。  

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